Facility Management w nowym świetle.
Co mówi raport o stanie usług FM w Polsce?
Pomimo tego, że stereotypowe postrzeganie FM jako prostej obsługi technicznej lub sprzątania nadal jest bardzo powszechne, coraz więcej odbiorców usług FM zdaje sobie sprawę, że FM to dużo więcej niż tylko zarządzanie obiektami i utrzymanie infrastruktury. Nowoczesne podejście do FM traktuje je jako strategiczne narzędzie, które może znacząco przyczynić się do osiągania celów biznesowych.
Autor: Zbigniew Mazurek
wiceprezes Polskiej Rady Facility Management, właściciel polskiej firmy doradczej z obszaru facility management, MENPRESA
Tekst został opublikowany na łamach czasopisma Obiekty, w którym eksperci PRFM w 2024 roku mają swoją stałą rubrykę.
FM pomaga osiągać cele biznesowe
Współczesny świat biznesu charakteryzuje się nieustanną dynamiką i rosnącą konkurencją. W tym kontekście, kluczowe znaczenie dla rozwoju organizacji ma optymalizacja procesów i maksymalizacja efektywności. Właśnie w tym obszarze Facility Management (FM), dostarczając usługi wsparcia działalności podstawowej, odgrywa coraz ważniejszą rolę. Bez względu na sposób dostarczania tych usług, realizację poprzez zasoby własne (ang. in-house), czy też zlecanie na zewnątrz (ang. outsourced), wpływają one na działalność każdej organizacji gospodarczej.
Pomimo tego, że stereotypowe postrzeganie FM jako prostej obsługi technicznej lub sprzątania nadal jest bardzo powszechne, coraz więcej odbiorców usług FM zdaje sobie sprawę, że FM to dużo więcej niż zarządzanie obiektami i utrzymanie infrastruktury. Nowoczesne podejście do FM traktuje je jako strategiczne narzędzie, które może znacząco przyczynić się do osiągania celów biznesowych. A wśród korzyści płynących z wdrożenia tak rozumianego FM można odnotować:
Wzrost efektywności działalności podstawowej – FM wspiera, usprawnia i ułatwia procesy zachodzące w organizacji, tak aby przebiegały one bez zakłóceń, co przekłada się na wzrost produktywności i konkurencyjności;
Zwiększenie komfortu pracy i poprawę bezpieczeństwa – FM dba o komfort i ergonomię stanowisk pracy, co wpływa na morale i motywację pracowników oraz zapewnia bezpieczne warunki pracy i chroni przed różnego rodzaju zagrożeniami;
Optymalizację kosztów – FM pozwala na racjonalizację wydatków operacyjnych firmy, a także identyfikację potencjalnych oszczędności;
Wzmocnienie wizerunku firmy – Profesjonalne zarządzanie obiektami i utrzymanie infrastruktury, dbałość o bezpieczeństwo i komfort pracowników, wdrażanie ekologicznych rozwiązań oraz wykorzystywanie nowoczesnych technologii tworzą pozytywny wizerunek firmy w oczach klientów i partnerów.
Elastyczność i przemodelowanie sposobu świadczenia usług
Ewolucja branży usług FM w krajach, w których są one bardziej rozwinięte, potwierdza, że takie właśnie, strategiczne podejście do usług FM staje się tam coraz bardziej popularne. Obrany kierunek zmian zaczyna docierać również na polski rynek. Przekształcenie prostych usług wsparcia w strategiczne usługi Facility Management wymaga znacznej elastyczności i przemodelowania sposobów świadczenia usług. Niezbędne są również odpowiednie zasoby zdolne do dialogu na strategicznym poziomie, aby jak najlepiej dopasować dostarczane usługi FM do oczekiwań i wymagań odbiorców. Taka ewolucja stanowi również nowe wyzwania dla FM:
Wzrost znaczenia strategicznego wsparcia działalności podstawowej – w dobie nieustannej konkurencji oraz poszukiwań najbardziej efektywnych metod zarządzania i sposobów na osiąganie coraz to lepszych wyników, dostarczanie usług FM, ułatwiających osiąganie celów strategicznych, staje się kluczowe dla optymalizacji kosztów i budowania przewagi konkurencyjnej;
Połączenie przychodów z kosztami – potwierdzanie wpływu FM na generowanie przychodów i tworzenie wartości dla organizacji staje się coraz ważniejsze dla uzasadnienia strategicznej roli tej dziedziny;
Budowanie strategicznych partnerstw – współpraca z innymi działami wsparcia w celu osiągania wspólnych celów biznesowych, wspierających działalność podstawową, staje się kluczowym elementem sukcesu dla FM;
Profesjonalizacja branży usług FM – nieustanne dążenie do podnoszenia kwalifikacji zawodowych poprzez edukację i szkolenia nabiera coraz większego znaczenia w odpowiedzi na rosnące oczekiwania w kwestii jakości dostarczanych usług. Wykorzystywanie ogólnie przyjętych norm i standardów do organizacji pracy, potwierdzanie tych metod poprzez certyfikacje oraz praktyczne ich stosowanie na poziomie operacyjnym stanowią niezbędne czynniki warunkujące powodzenie strategicznej misji FM;
Transformacja technologiczna – wdrażanie nowych technologii, takich jak sztuczna inteligencja, automatyzacja i Internet Rzeczy (IoT), otwiera nowe możliwości dla FM, ale również wymaga dostosowania umiejętności i strategii;
Zrównoważony rozwój – realizacja celów klimatycznych i dążenie do neutralności emisyjnej stają się coraz ważniejszymi priorytetami dla FM, co wymaga wdrażania nowych rozwiązań i praktyk, w tym aktywnego raportowania ESG.
Pojmowanie Facility Managementu w taki właśnie sposób, jego adaptacja do zmieniających się realiów, a także umiejętne wykorzystanie nowych trendów będą kluczowe dla sukcesu tej dziedziny w przyszłości.
Z kolei dostawcy usług (zarówno zewnętrzni, jak i wewnętrzni) wybierający ten kierunek będą mieli przewagę konkurencyjną nad innymi, którzy będą zadowalać się dostarczaniem prostych usług pomocniczych.
FM jako wsparcie celów strategicznych organizacji
Pomimo tak istotnego znaczenia dla każdej organizacji i pomimo tak szerokiego zakresu odziaływań rynek usług FM wciąż nie jest wystarczająco rozpoznany – zarówno przez odbiorców, jak i przez dostawców tych usług.
Tylko niektóre organizacje odbiorcze dostrzegają tę niezwykle istotną rolę, którą odgrywa Facility Management we wpieraniu ich dążeń do osiągania strategicznych celów. Pozostałe poprzestają na zakupie usług FM, pojedynczych lub w niewielkich pakietach, dążąc raczej do minimalizacji kosztów, a zapominając, że usługi FM mogą również generować przychody i tworzyć wartość dla każdej organizacji.
Tylko niektórzy dostawcy usług FM zdają sobie sprawę z roli, jaką usługi FM odgrywają we wspieraniu swoich klientów w osiąganiu ich celów strategicznych. Pozostali proponują swoim klientom tylko dostarczanie usług, nie szukając ich związku z działalnością podstawową odbiorców.
A wystarczy, tylko aby obie strony zapamiętały, że:
Facility Management nie jest o obiektach, o budynkach, …Facility Management nie jest o workplace, o well-being, ...
Facility Management jest przede wszystkim o biznesie i o ludziach.
Każdy odbiorca usług FM jest inny, każdy prowadzi własną działalność podstawową i każdy ma wyznaczone biznesowe cele. Firma zajmująca się produkcją na dalekich przedmieściach mniejszego miasta wojewódzkiego i zarządca budynku biurowego w centrum Warszawy mają różne potrzeby i wymagania. Jednak jeśli są one spójne z długoterminowymi celami strategicznymi każdej z tych firm i jako takie zostały przekazane dostawcy usług FM, to Facility Management potrafi w odpowiedni sposób wesprzeć każdą z tych firm i ułatwić osiągnięcie zamierzonych celów.
Raport o stanie usług FM w Polsce
Opublikowany niedawno kolejny raport o stanie usług FM w Polsce jest próbą budowy wspólnej interpretacji i zrozumienia FM oraz sposobów, dzięki którym może on przynieść korzyści różnego rodzaju organizacjom. Raport ukazuje pełniejszy obraz rynku usług FM w Polsce. Prace nad publikacją poprzedzono procesem wyboru firm deklarujących obecność na tym rynku, pracami badawczymi przy pozyskaniu danych obrazujących najważniejszych dostawców usług, a także wyborem pozostałych źródeł rzetelnych informacji.
Wnioski z Raportu potwierdzają, że branża usług FM jest istotną częścią gospodarki narodowej. Na koniec roku 2022 wartość tych usług została oszacowana na 134,2 mld PLN, co stanowi blisko 5% całego Produktu Krajowego Brutto. Liczba pracowników tej branży została oszacowana na ok. 880 tys. osób, co stanowi nieco ponad 5% całego rynku pracujących w Polsce. Z obliczeń wynika, że w segmencie usług FM realizowanych zasobami zewnętrznymi (outsourced) pracuje ok. 390 tys. osób, a wartość usług FM tego segmentu wynosi ok. 59,0 mld PLN. Pozostała część rynku usług FM to segment zasobów własnych (in-house) stanowiący ok. 56% całego rynku.
Poza próbą oszacowania wielkości rynku usług FM w Polsce, w ostatnim Raporcie umieściliśmy szczegółowe wizytówki aż 91 firm, wybranych i najbardziej widocznych dostawców usług FM. Oprócz typowych danych kontaktowych i rejestrowych każda wizytówka zawiera sporą liczbę wartości i wskaźników opartych na publikowanych przez te firmy sprawozdaniach finansowych. Nawet pobieżna analiza wspomnianych wartości oraz wskaźników może prowadzić do wielu interesujących wniosków:
Struktura i porównanie kosztów ponoszonych na usługi obce i wynagrodzenia uwidacznia, jak różne modele biznesowe przyjęły wybrane firmy. Czy bardziej opierają realizację usług na pracownikach własnych, czy też szukają wyspecjalizowanych podwykonawców i zarządzają usługami obcymi, sytuując się w roli agenta zarządzającego?
Firma A
Firma B
2. Wskaźniki płynności finansowej pozwalają ocenić zdolność firm do terminowego regulowania bieżących zobowiązań, np. zapłat za dostawy materiałów i części lub za usługi podwykonawców. Wskaźniki o wartościach niższych niż rekomendowane mogą wskazywać na przejściowe kłopoty z płatnościami. Ale zbyt duże wartości takich wskaźników, większe od rekomendowanych, mogą wskazywać niewłaściwą i zbyt ostrożną strategię zarządzania środkami pieniężnymi (wskaźnik płynności gotówkowej).
Firma C
Firma D
Powyższe przykłady to tylko niewielki wycinek informacji, które można odnaleźć w Raporcie. Jest on cennym źródłem informacji dla wszystkich osób zainteresowanych rynkiem usług FM, w tym:
Dostawców usług FM
dostarczając rzetelnych danych o polskim rynku usług FM, co pozwala dostawcom porównać swoje wyniki z konkurencją pod kątem wielkości, struktury przychodów, rentowności i innych kluczowych wskaźników (analiza porównawcza – benchmarking);
wskazując na trendy i wyzwania kształtujące rynek usług FM, co pozwala dostawcom zidentyfikować obszary, w których mogą poprawić swoją ofertę i zwiększyć konkurencyjność;
Odbiorców usług FM
dostarczając informacji o kluczowych graczach na rynku usług FM, ich ofercie, doświadczeniu i renomie, co ułatwia zleceniodawcom wybór odpowiedniego partnera biznesowego;
Inwestorów na rynku usług FM
potwierdzając atrakcyjność polskiego rynku usług FM, jego dynamiczny wzrost i potencjał do dalszego rozwoju;
pozwalając na ocenę wybranych dostawców usług FM pod kątem potencjalnego ryzyka inwestycyjnego;
Studentów i osób chcących rozpocząć karierę w branży usług FM
stanowiąc źródło rzetelnej wiedzy o specyfice rynku usług FM, jego strukturze, kluczowych graczach i trendach rozwojowych;
Pracowników naukowych badających rynek usług FM
dostarczając rzetelnych danych statystycznych o polskim rynku usług FM, co stanowi cenne źródło informacji dla badań naukowych
Zachęcamy do lektury pełnego raportu, który dostarczy Państwu jeszcze więcej informacji na temat Facility Management i jego znaczenia dla organizacji oraz pozwoli poznać wybrane firmy dostarczające usługi Facility Management. A pełny Raport można pobrać tutaj:
