Idea Grup Roboczych przy Polskiej Radzie Facility Management


(na zdjęciu Zbigniew Mazurek, przewodniczący Grupy ds. Standaryzacji)

Polska Rada Facility Management tworzy przyjazną przestrzeń do wymiany poglądów dla profesjonalistów działających w branży FM. Projekt Grup Roboczych powstający w ramach prac PRFM będzie miał ogromne znaczenie dla wzajemnej edukacji, wymiany poglądów oraz podnoszenia poziomu polskich standardów rynkowych. Przyczyni się on również do wzrostu profesjonalizacji w rynku, a także do lepszego funkcjonowania wzajemnych relacji na linii usługodawca – zamawiający. Wszystko po to, aby uwolnić potencjał wiedzy drzemiący obecnie w wielu podmiotach, mogący przysłużyć się szerokiemu gronu odbiorców chcących korzystać z dobrodziejstw, jakie niesie ze sobą stosowanie najlepszych praktyk z obszaru Facility Management. Czym jednak są Grupy Robocze i w czym będą się specjalizowały? Prezentujmy ich zarys w poniższym artykule.

Polska Rada Facility Management to projekt branżowy powstały z inicjatywy największych graczy na krajowym rynku FM oraz redakcji magazynu „Real Estate Manager”. To stowarzyszenie zrzeszające obecnie 15 najważniejszych dostawców usług FM, którego główny cel stanowi lepsza integracja sektora wokół projektów edukacyjnych, standaryzacyjnych i konsolidacyjnych. W chwili obecnej stowarzyszenie tworzone jest przez blisko 60 Delegatów PRFM, którzy rekrutują się z firm członkowskich oraz niezależnych profesjonalistów mających ogromne doświadczenie zawodowe związane z obszarem FM-u.

Grupy robocze, które w pełni ukonstytuują się pod koniec pierwszego kwartału 2018 r., mają za zadanie precyzyjnie opracować najważniejsze dla branży zagadnienia i podjąć próbę ich uregulowania w postaci standardów, rekomendacji czy narzędzi, a jeśli będzie potrzeba – również badania. Charakter Grup ściśle zależy od ich tematyki przewodniej, jednak w głównej mierze opiera się na następujących zasadach:

  1. Grupie przewodniczy Moderator, odpowiedzialny za nadawanie tempa dyskusji, analizę zagadnień specjalistycznych, tworzenie i zarządzanie kategoriami (zbiory zagadnień z określonego obszaru), a ostatecznie za nadzorowanie wykonania głównego celu Grupy ustalonego przez Zarząd PRFM.

  2. W grupie bierze udział minimum 5 Delegatów lub ekspertów spoza PRFM zaproszonych przez Zarząd do zabrania głosu w dyskusjach. Dzielą się oni swoją wiedzą i doświadczeniami na spotkaniach Grupy. Uczestniczy rekrutują się zarówno ze strony usługodawców (branży), jak i klientów.

  3. Każda Grupa Robocza otrzymuje pełne wsparcie Zarządu i Sekretariatu PRFM celem lepszej realizacji swoich zadań.

  4. Do prac w Grupach Roboczych mogą być również zapraszane osoby spoza stowarzyszenia celem lepszego rozpoznania danego zagadnienia.

  5. Spotkania są utrwalane, a ich wnioski każdorazowo utrwalane za pomocą wideo i pisemnie przez archiwistę, który je przechowuje i dzieli się nimi na forum internetowym oraz w formie dokumentów.

  6. Spotkania Grup odbywają się według kalendarza pracy Grup Roboczych nadzorowanego przez Sekretariat PRFM i składają się z pięciu faz:

  • Kick off metting – spotkanie inicjujące, na którym zostają określone cele i droga realizacji zadań grupy.

  • Konsultacje branżowe – na którym w drodze dialogu branżowego wypracowywane są poszczególne rozwiązania, dokumenty, zadania. Powtarzane są tak długo aż zostanie wypracowany określony cel .

  • Konsultacje klienckie - efekt prac Grupy Roboczej jest przedstawiany stronie Klienckiej, która opiniuje jego realizację oraz daje kolejne sugestie co do dalszego doskonalenia dokumentów.

  • Pierwsze czytanie – po konsultacjach branżowych i konsultacjach klienckich dokument jest prezentowany całej radzie i zbierane są kolejne sugestie na większa skalę.

  • Korekty - ostateczna faza korekt. Do jej zakończenia można jeszcze zgłaszać uwagi . Pu upłynięciu planowanego na ten cel terminu dokument trafia do publikacji.

  • Publikacja - ostatnia faza, czyli publikacja i proces dystrybucji dokumentów lub wdrożenie wypracowanych rozwiązań.

Obecnie funkcjonuje 7 głównych Grup Roboczych.

Grupa ds. Edukacji

Facility Management opiera się przede wszystkim na wykorzystaniu profesjonalnego zespołu usług, który musi być realizowany za pomocą wyszkolonych kadr. Ponieważ FM jest z natury dziedziną multidyscyplinarną, wymaga ustawicznego kształcenia i stałego podnoszenia poprzeczki. PRFM poprzez swoje prace, chce zatem inicjować działania na rzecz lepszego kształcenia przyszłych kadr, które będą w przyszłości obsługiwały procesy FM-owe zarówno po stronie klientów, jak i usługodawców. W dyskusję na temat edukacji rynku chcemy angażować nie tylko samą branżę i przedstawicieli klientów, ale także uczelnie wyższe i środowiska akademickie, które jak wierzymy będą w przyszłości korzystały z owoców pracy PRFM przy tworzeniu przyszłych programów studiów wyższych.

Zadania:

  • współpraca z uczelniami wyższymi przy współtworzeniu kierunków dla branży FM,

  • promocja branży FM wśród absolwentów – projekt ogólnopolskiego systemu praktyk,

  • integracja środowisk akademickich i tworzenie platformy wymiany wiedzy z rynkiem komercyjnym.

Celem grupy jest:

  • stworzenie sugerowanego programu szkoleń edukacyjnych dla różnych środowisk klientów, zawierający listę porządnych umiejętności i kompetencji,

  • stworzenie rekomendowanego programu dla uczelni wyższych zawierający opis pożądanych kompetencji, umiejętności, przedmiotów i działów.

Grupa ds. Administracji publicznej

PRFM zamierza rozpocząć dialog z przedstawicielami administracji publicznej, celem lepszego zdefiniowania potrzeb, jeśli chodzi o uzupełnienie wiedzy i dostarczenie precyzyjnych narzędzi niezbędnych do poprawnego przeprowadzenia procesu postępowania przez podmioty publiczne na zakup usług na rynku profesjonalnego FM-u. Zależy nam, aby wykazywać przed sektorem publicznym, jak wiele korzyści niesie za sobą stosowanie dojrzałego modelu FM zwłaszcza dla głównych beneficjentów publicznego FM-u, jakimi są obywatele Polski oraz budżet państwa. W tym celu zamierzamy wykorzystywać wiedzę zagraniczną, zwłaszcza z krajów o bardziej dojrzałym rynku, z którego możemy czerpać najlepsze przykłady i wzorce.

Zadania:

  • określenie zapotrzebowania na wiedzę z obszaru usług FM wśród przedstawicieli administracji publicznej,

  • upowszechnianie idei FM w środowiskach rządowych,

  • stworzenie zaleceń i porad dla administracji publicznej w obszarze najlepszych praktyk FM,

  • promowanie idei outsourcingu w administracji publicznej,

  • wpisanie PRFM na listę lobbingową w ewidencji Kancelarii Sejmu,

  • wpisanie zawodu FM na listę Klasyfikacji Zawodów i Specjalności do Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług.

Celem grupy jest:

  • stworzenie rekomendowanego modelu realizacji usług Facility Management na rynku administracji publicznej zawierający elementy związane z zarządzaniem zmianą i opisem korzyści ekonomicznych i jakościowych z wejścia w taki model.

Grupa ds. Standaryzacji

Cel grupy stanowi wytworzenie wspólnych dla całego rynku standardów, jeśli chodzi o składowe całego procesu świadczenia usług typu FM. To jedno z najtrudniejszych wyzwań, przed jakimi stoi obecnie Polska Rada Facility Management, bowiem wymaga ogromnego zaangażowania jej najbardziej doświadczonych członków, a także sprawnego kategoryzowania specjalistycznej wiedzy, procedur, terminów oraz standardów technicznych i biznesowych. W praktyce oznacza to precyzyjne opisanie usługi FM – jej składowych, zakresu i obszarów celem lepszego dopasowania do potrzeb poszczególnych grup klientów, oraz do ich przyszłego wzajemnego porównania, czyli benchmarkingu.