Trzeba mieć pomysł na Administrację – czas na działanie!

Pandemia, wojna na Ukrainie, drożejące nośniki energii, galopująca inflacja i będąca konsekwencją m.in. z tych czynników zapaść na globalnym rynku to tylko niektóre z wyzwań, z jakimi mierzy się dziś biznes. Odpowiednie zarządzanie pracą firmy, dbanie o bezpieczeństwo pracowników oraz ich dobrostan i wydajność stało się ważniejsze niż kiedykolwiek przedtem. Właściwe wykorzystanie potencjału administratorów i zarządców biur może okazać się kluczowe w kontekście skutecznego funkcjonowania przedsiębiorstw.

Typowy dzień pracy. Ludzie przychodzą do biura, włączają komputery, ogrzewanie lub klimatyzację, idą do kuchni po kawę, po czym zasiadają do swoich obowiązków. Nikt nie zastanawia się, kto zadbał o to, by mieli wszelkie niezbędne narzędzia do pracy, sprawne toalety czy odpowiednią temperaturę w pokoju. - Z administracją jest trochę jak z ochroną. Dopóki nic się nie dzieje, ludzie nie zwracają na nią szczególnej uwagi - mówi Paweł Piotrowski, dyrektor administracyjny Grupy RMF.

Tymczasem to właśnie administracja lub osoby zarządzające biurem dbają o to, by praca całej firmy przebiegała sprawnie i w komfortowych warunkach - niezależnie od czynników zewnętrznych. Tak było zawsze, choć nie każdy zwracał na to uwagę. Sytuacja zmieniła się znacząco, gdy przeszło dwa lata temu, a konkretnie w marcu 2020 roku, świat stanął przed jednym z największych wyzwań XXI wieku.

- Pandemia koronawirusa sprawiła, że liczba obowiązków administracji, do tej pory wcale nie mała, znacząco się powiększyła - ocenia Paweł Łagoda, head of Group Administration & ESHA w firmie Allegro - Przede wszystkim musieliśmy zadbać o bezpieczeństwo naszych pracowników. Do tego doszła także koordynacja pracy całej firmy podczas pandemii, a później organizacja powrotu ludzi do biur. To ostatnie, jak sam przyznaje, nie było wcale takie proste.

- Część osób nie chciała wracać do pracy stacjonarnej i trzeba było to zrozumieć. W związku z tym wiele firm stwierdziło, że jednak nie chce wykorzystywać pełnej przestrzeni biurowej. Potrzebna była nowa strategia dotycząca zagospodarowania jej. Jedną z możliwości, którą zaczęło realizować wiele przedsiębiorstw, było podnajmowanie biur podmiotom zewnętrznym - wyjaśnia Łagoda.

Bezpieczeństwo to podstawa zdrowej firmy

Marek Andruchów, dyrektor biura administracji BNP Paribas Bank Polska zwraca uwagę na inną kwestię, która w ostatnich latach nabrała ogromnego znaczenia, a mianowicie - zapewnienie zatrudnionym bezpiecznego miejsca pracy.

- Rola zarządcy, który rozlicza i kontroluje wydatki lub organizuje remonty, została rozszerzona o kwestie związane z poczuciem bezpieczeństwa pracowników - przekonuje. - Wcześniej nieco mniej uwagi zwracano na to, jak pracownik czuje się w biurze i jak je postrzega.

Co według eksperta kryje się pod pojęciem bezpiecznego miejsca pracy?

- Jego definicja, w związku z pandemią, została mocno zmodyfikowana. To już nie tylko kwestie BHP, ale przede wszystkim związane ze społeczną odpowiedzialnością i środkami ochrony osobistej oraz szeroko rozumianą komunikacją - tłumaczy Andruchów. - Dziś “bezpieczne miejsce pracy” to przestrzeń, w której zapewnione są wszelkie niezbędne środki bezpieczeństwa, takie jak rękawiczki, żele do dezynfekcji rąk czy częste wizyty serwisu sprzątającego. To także przestrzeń, wobec której są precyzyjnie ustalone i jasno zakomunikowane zasady użytkowania, tak aby każdy wiedział, jak się zachowywać, aby czuć się bezpiecznie.

Tomasz Zieliński, dyrektor administracji holdingu w Wirtualnej Polsce dodaje: - Dla nas było ważne, aby przekaz wychodzący do naszych pracowników w czasie pandemii był jasny i klarowny. Staraliśmy się na bieżąco informować ich o tym, w jaki sposób biuro jest przygotowywane na ich powrót. To była prawdziwa praca zespołowa: nasza, działu komunikacji, działu HR oraz zarządu. Dzięki temu ludzie, wracając do biur mieli pewność, że są one bezpieczne i odpowiednio przygotowane.

Dobry administrator - kto to taki?

Jak widać, sprawowanie funkcji administratora lub zarządcy biura wymaga coraz szerszego wachlarza umiejętności, który w dodatku stale się powiększa.

- Taka osoba musi być przede wszystkim wszechstronna, być dobrym planistą, rozważać rozmaite scenariusze i analizować potencjalne możliwości. Istotna jest również umiejętność rozmawiania z ludźmi, wychodzenia naprzeciw ich potrzebom i wątpliwościom - wylicza Paweł Łagoda.

Paweł Piotrowski z grupy RMF nie do końca zgadza się ze stwierdzeniem, że rola administratora uległa znaczącej zmianie w ciągu ostatnich kilku lat. Jak tłumaczy, jej istota pozostaje niezmienna: jest nią zapewnienie pracy niezakłócanej przez czynniki zewnętrzne. Jednocześnie przyznaje jednak, że lista obowiązków znacząco się wydłużyła.