Standard technicznego utrzymania obiektów od PRFM - zaproszenie na spotkanie konsultacyjne, 5 czerwc


Pierwsze spotkanie Grupy doradczej ds. Technicznego Utrzymania Obiektów (TUO) przy Polskiej Radzie Facility Management odbędzie się już 5 czerwca w Warszawie. Jej celem będzie stworzenie lub adaptacja standardu technicznej obsługi obiektów na potrzeby polskiego rynku. Jako przewodniczący tej grupy oraz osoba niezależna, będąca konsultantem w obszarze odbiorów technicznych dla data center, niezwiązana z żadnym usługodawcą, zauważam silną potrzebę wskazania stronie zamawiającej najlepszych praktyk w tym obszarze. Jestem przekonany, że ostatecznie pozwoli to na podniesienie standardów funkcjonowania rynku w Polsce oraz zwiększy ogólny poziom usług technicznych dostarczanych i zamawianych w branży.

Agenda spotkania:

1. Omówienie sytuacji na rynku usług utrzymania technicznego.

2. Omówienie standardów dostępnych na rynku.

3. Prezentacja standardu DCOS Data Center Operations Standard firmy EPI – wzór do naśladowania.

4. Prezentacja standardu ISO 41001:2018-0.

5. Sposoby dostosowania standardów do potrzeb polskiego rynku.

6. Sugerowane kierunki działań i systemowych rozwiązań – pomysły wprowadzenia na rynek klasyfikacji oceny standardów jakie są świadczone przez firmy na różnych obiektach (dyskusja otwarta - czekamy na sugestie uczestników) .

7. Zakończenie.

Planowany termin spotkania: 05.06.2019 (środa), Warszawa, 11:00–15:00

Zgłoszenia członków PRFM: biuro@prfm.pl (każdy członek może wydelegować na spotkanie max. 2 osoby, natomiast partner wspierający po jednej).

Coraz bardziej złożony rynek globalnego zarządzania obiektami (FM) do 2025 r. będzie wart 1 bln dol. I dotyczy to tylko tej części związanej z rynkiem outsourcingu, czyli opartej na pracach zlecanych zewnętrznym firmom, profesjonalnie zajmującym się utrzymaniem obiektów. Segment ten rozwija się bardzo szybko i kiedy uzmysłowimy sobie jego skalę, naturalnie zaczynamy myśleć o standardach, jakości, sposobie budżetowania i zmianach.

Robert Berliński, CEO & General Manager, BCA Group LTD – BCA Engineering Group

Polska jest w bardzo ciekawej sytuacji rynkowej, dlatego że nie funkcjonują i nie są u nas powszechne stosowane właściwie żadne standardy utrzymania technicznego, a krajowa branża FM rozwija się w zawrotnym tempie, wciąż nie mogąc zaproponować klientom stabilnego punktu odniesienia. Czas to zmienić i zacząć stosować standardy i dobre praktyki, które pozwolą zrozumieć stronie zamawiającej, na czym polega prawdziwy profesjonalizm obsługi obiektów i jakie korzyści niesie dla ich biznesu. Nowa warstwa merytoryczna pozwoli z kolei profesjonalnym dostawcom odróżnić się od domorosłych firm, które często zaniżają jakość świadczonych usług, opierając się wyłącznie na własnych praktykach i doświadczeniach, a nie globalnych standardach operacyjnych. Zarządzanie infrastrukturą stało się ogromnym wyzwaniem dla wielu firm. To trudne zadanie, które musi zapewnić osiągnięcia kluczowych celów oraz zgodności w wielu wymiarach. Pojawia się więc pytanie: jak te wszystkie wyzwania przerodzić w konkretne wymagania i zaimplementować na rynku?

Jako osoba zajmująca się wieloma audytami miałem możliwość poznania mnóstwa standardów pracy, jak również firm świadczących usługi technicznego utrzymania obiektów. Czasami były to obiekty świetnie zarządzane, czasami bardzo słabo. Niektóre obiekty z zewnątrz wyglądały na świetnie zorganizowane, a rzeczywistość była zupełnie inna. To, co zawsze zwracało moją uwagę w tej branży, to (kolokwialnie mówiąc) bylejakość, a także rutyna, którą widać na każdym kroku. Przez lata mojej pracy w polskich i międzynarodowych zespołach udało mi się zbudować wizję naszego rynku FM w odniesieniu do obiektów komercyjnych, biurowych oraz specjalnych, takich jak obiekty Data Center.

Zauważyłem, że bez względu na to, czy dany zarządzany obiekt jest małą, czy też dużą firmą, nie ma odniesienia do jakiegokolwiek standardu. Wszystko bazuje na wypracowanych standardach w jednym, konkretnym obiekcie, a także indywidualnych zdolnościach ludzi, którzy nimi zarządzają. Niestety, ogólny pogląd jest bardzo mizerny, a zasady, jakie panują w tych obiektach, ograniczają się do działania reaktywnego i prewencyjnego, czyli do dokonywania regularnych przeglądów i serwisu.

Nasuwa się zatem pytanie, czy to jest wszystko, czego możemy oczekiwać od zespołu zarządzania obiektami? Czy te prace spełniają oczekiwania, jakie chcielibyśmy, by dawała nam usługa FM? W mojej ocenie nie. To jest mocno wypaczona wizja tego, co tak naprawdę określa Facility Management.

Chcąc pokazać stronie zamawiającej to, czego może tak naprawdę oczekiwać od dostawców z rynku FM, warto powołać się na jakiekolwiek standardy lub koncerny, które potrafią oceniać działania operacyjne. Przykładem w zakresie swoich procesów certyfikacji obiektów Data Center może być międzynarodowa firma EPI (Enterprise Products Integration Pte Ltd), która moim zdaniem znacznie podnosi rangę naszego podejścia do usług FM i warto obserwować ich kierunki działania.

Firma EPI wprowadziła rodzaj certyfikacji obiektów w zakresie działalności operacyjnej, w której wyróżniła pięć poziomów jakości prowadzonych prac dla organizacji obsługujących takie obiekty. W mojej ocenie te poziomy to realny wyznacznik oczekiwań, jakie możemy kierować do wykonawców usług oraz element weryfikacji jakości prowadzonych prac na obiekcie. (Klasy wskazano i omówiono w ramce poniżej).

Po dokonanej analizie poziomów ważne jest, by rozpoznać różnice w nich występujące. Między klasą 1 a 2 jest bardzo mała różnica. Nieco wyżej pojawia się pewien poziom nieformalnego, niepisanego procesu o wyższym stopniu spójności. Między kolejnymi widać różnicę w podejściu do budowania i zarządzania procesami. Stają się one coraz bardziej proaktywne, przewidywalne w ich wydajności i mają cykl ulepszania. Najwyższa klasa to nic innego jak koncentracja na zarządzaniu i poprawie wydajności organizacyjnej dla wszystkich aspektów wykonywanej pracy, czyli właśnie dojrzały Facility Management.

Przytoczyłem powyższe klasy, by wskazać, w jakim miejscu jesteśmy na naszym rodzimym rynku. W mojej ocenie bardzo mocno kluczymy pomiędzy klasą 1 oraz 2, a w wyjątkowych miejscach udaje nam się osiągnąć poziom 3. Dlaczego więc nie możemy osiągnąć czegoś więcej? Co nas blokuje przed wprowadzeniem proaktywnych działań, rozpoczęciem dbania o efektywność, optymalizację, koszty oraz środowisko? Pytania można mnożyć w nieskończoność…

Jak widać, w zarządzaniu obiektami potrzeba dobrej organizacji. Profesjonalne zarządzanie nimi jako interdyscyplinarna funkcja biznesowa, ma na celu koordynację popytu i podaży obiektów i usług w organizacjach publicznych i prywatnych. Zarządzanie obiektami (FM) odnosi się do szerokiego zakresu działań, które powinny być skatalogowane i zaimplementowane, a nie zależne jedynie od umiejętności i talentu jednej osoby, zajmującej się utrzymaniem.

Właściwe kierunki rozwoju wyznaczają nasi koledzy z Europy, tworząc różne standardy i wytyczne biznesowe, jak choćby ISO 41001:2018-08. Pamiętajmy, że każdy standard wymaga popularyzacji oraz sprawnego wprowadzenia na rynek. Można zaimplementować nawet najlepsze standardy i wzorce, jednak gdy nie dostosuje się ich do warunków biznesowych i rynkowych, a także nie wyjaśni stronie zamawiającej korzyści, jakie płyną z jej stosowania, będzie to tylko kolejna nic nieznacząca kartka papieru. Wracając więc do tytułu – czas na zmiany.

Czas na wprowadzenie nowych standardów i wyznaczenia świeżych trendów. Pora wprowadzić klarowne możliwości oceny realizacji zadań przez firmy zajmujące się świadczeniem usług FM. Wprowadźmy ciągły proces podnoszenia jakości w tej branży. Czy to możliwe? Tak, ale wymaga chęci i zrzeszenia ludzi mogących wpłynąć na tę branżę. Zmiany są bezdyskusyjnie potrzebne, bo za chwilę w erze komunikacji na poziomie 5G oraz przemysłu 4.0. branża FM będzie spełniać jeszcze większe znaczenie w planach ciągłości biznesowej. Ponownie nasunie się pytanie: czym tak naprawdę jest zarządzanie obiektami i czym w przyszłości będzie się różnić od zarządzania skomplikowanymi systemami IT tak ważnymi chociażby w przypadku obsługi Data Center? Czas pokaże.

Klasy oceny jakości pracy zespołów utrzymania obiektów według EPI